Vad uteblivna besök och sena återbud kostar din klinik – och hur du tar tillbaka intäkten

Till skillnad från en vara på hyllan går den tiden inte att sälja imorgon istället. Den är helt enkelt borta – och varje sådan lucka är intäkt som tyst försvinner ur veckan, utan att en enda faktura uteblir.

Den här guiden samlar siffrorna på vad no-shows och sena återbud faktiskt kostar en svensk tandklinik, varför regionernas uteblivandeavgifter inte räcker för att täcka förlusten, och varför påminnelser – hur bra de än är – aldrig fyller en lucka som redan uppstått. Sist tittar vi på steget som faktiskt återtar intäkten: att fylla den tomma stolen med nästa patient i kön.

Det här är en översikt. Varje avsnitt länkar vidare till en djupare artikel om du vill räkna närmare på just din klinik.

Vad kostar ett enskilt uteblivet besök?

Ett uteblivet besök kostar i genomsnitt omkring 1 000 kr i intäktsbortfall – den produktion som skulle ha skett i stolen men inte blev av. Det är inte en straffavgift eller en uppskattning ur luften; det är värdet av en behandlartimme som gick förlorad, enligt Muntras uppskattning.

Tusenlappen i sig låter hanterbar. Problemet är att det sällan handlar om ett enstaka besök. Det handlar om ett mönster som upprepas varje vecka, hela året – och som de flesta kliniker aldrig sätter en siffra på.

Vill du se hur uträkningen ser ut steg för steg, och lägga in dina egna siffror? Läs Vad kostar ett uteblivet besök i tandvården?

Vad kostar det per behandlare och år?

Här blir bilden allvarlig. Vid ungefär tre uteblivna besök i veckan landar förlusten på cirka 196 000 kr per år och behandlare, enligt Muntras uppskattning. Den siffran består av två delar:

• 57 900 kr i fasta kostnader som rullar på oavsett om stolen är fylld (lön, lokal, utrustning).
• 138 000 kr i utebliven intäkt – produktionen som aldrig blev av.

Har du tre behandlare närmar sig den årliga förlusten en halv miljon kronor – pengar som försvinner i tysta luckor utan att någon faktura uteblir eller någon kund klagar. Det är just därför problemet är så lätt att underskatta: det syns inte i bokföringen som en kostnad, bara som en intäkt du aldrig fick.

Fördjupning med uträkningen per behandlare: Sena återbud: så mycket förlorar en behandlare per år.

Hur ofta händer det egentligen? No-show-frekvens i siffror

No-shows är inte en kantfråga – det är en strukturell del av att driva klinik:

• 5–10 % av besöken uteblir generellt sett. Källa: Muntra.
• Bland unga vuxna (20–23 år) stiger frekvensen till upp till 37 %. Källa: SVT / Region Örebro.
• Enbart hos Folktandvården Stockholm avbokas cirka 70 000 besök per år. Källa: SVT.

Den unga gruppen sticker ut särskilt. Med över en tredjedel uteblivna besök blir vissa tider närmast en lottring – och det är ofta de yngsta patienterna som har fri tandvård, vilket gör att avgiften historiskt inte bitit på dem.

Fördjupning om varför just unga uteblir: Varför uteblir unga vuxna från tandläkaren? En samlad bild av statistiken finns i No-show-statistik för svensk tandvård.

Täcker uteblivandeavgiften förlusten? Nej.

Regionerna har redan satt ett pris på den tomma stolen genom sina uteblivandeavgifter. Det visar att problemet erkänns brett – men nivåerna avslöjar att avgiften aldrig var tänkt att täcka förlusten:

• Region Skåne: 400 kr. Källa: Folktandvården Skåne.
• Region Uppsala: 530/630 kr.
• Region Sörmland: 550/720 kr.

Källa för avgiftsexempel: 1177, Folktandvården Skåne.

Räkna efter: en avgift på 400 kr mot en förlust på omkring 1 000 kr lämnar en lucka på cirka 600 kr per uteblivet besök – och då har du dessutom administrationen kring att fakturera avgiften att hantera. Avgiften är en bromskloss för beteendet, inte en kompensation för förlusten.

Nytt för 2026: uteblivandeavgift för barn och ungdom införs i flera regioner från januari, just för att komma åt den unga gruppen. Källa: SVT.

Hela genomgången av regionernas avgifter: Uteblivandeavgifter i regionerna – täcker de förlusten?

Varför räcker inte påminnelser?

Påminnelser fungerar – och du bör ha dem. Den största oberoende studien på området visar 22,95 % färre no-shows över 1,6 miljoner besök på 64 kliniker med automatiska påminnelser. Källa: Dental Tribune.

Men läs siffran igen. 22,95 % färre – inte noll. Även med förstklassiga påminnelser uteblir patienter, och vissa lämnar återbud i sista stund av skäl ingen påminnelse i världen påverkar: de blir sjuka, glömmer, eller får förhinder.

Och här ligger den avgörande poängen: en påminnelse hanterar besöket innan det sker. Den gör ingenting åt luckan efter att den uppstått. När patienten väl avbokat står du där med en tom tid – och påminnelsen har gjort sitt. Det som saknas är steget efter avbokningen: att fylla stolen igen, innan den hinner bli en förlust.

Mer om gränsen mellan påminnelse och återfyllnad: Påminnelser räcker inte – luckan måste fyllas. Vill du ha en bredare verktygslåda för att sänka uteblivandet: Minska uteblivna besök: 7 metoder som faktiskt funkar.

Steget som tar tillbaka intäkten: fyll den tomma stolen

Du har redan lösningen på din egen väntelista. Det finns nästan alltid patienter som vill ha en tid snabbare än den de fått – på recall-listan, bland dem som väntar på en lucka. Problemet är inte brist på patienter. Problemet är att ingen hinner ringa dem i tid.

Receptionen är upptagen. Avbokningen kommer kanske dagen innan, eller samma morgon. Att då ringa runt på väntelistan manuellt, hitta någon som kan, och boka om – det hinns sällan med mitt i den vanliga driften. Så stolen står tom, och tusenlappen försvinner.

Det är precis det steget som går att automatisera. Istället för att personalen ska ringa runt kan en svensk AI-röst ringa upp nästa lämpliga patient i kön, erbjuda den lediga tiden och boka om den – direkt i Muntra, innan stolen ens hinner kännas tom. Rösten presenterar sig som en automatisk assistent från kliniken, så att patienten alltid vet att det är en AI som ringer. Påminnelser arbetar före besöket. Det här arbetar efter avbokningen, där förlusten annars uppstår.

Hur den mekaniken fungerar i praktiken – väntelista, matchning och samtal – går vi igenom i pelarguiden Fyll tomma luckor automatiskt. Och eftersom det bygger på din befintliga kalender är CuraFlows Muntra-integration navet i hela flödet.

CuraFlow svarar inte i telefonen åt dig. CuraFlow ringer upp – och fyller stolen.

Räkna på din egen förlust

Vill du veta vad det här kostar just din klinik? Ta dina egna tal:

1. Antal behandlare.
2. Ungefärligt antal uteblivna besök eller sena återbud per behandlare och vecka.
3. Multiplicera med cirka 1 000 kr per tid och med antal arbetsveckor per år.

Hamnar du i närheten av 196 000 kr per behandlare? Då är frågan inte om du har råd att åtgärda det – utan hur länge du har råd att låta bli.

Boka en demo så visar vi hur CuraFlow fyller dina tomma luckor automatiskt, direkt i Muntra. Live på några dagar, osynligt i den dagliga driften.

Vanliga frågor

Vad räknas som ett uteblivet besök (no-show)?

Ett uteblivet besök är när en patient inte dyker upp till sin bokade tid, utan att ha lämnat återbud. Sena återbud (återbud med kort varsel) räknas ofta in i samma ekonomiska problem, eftersom luckan då sällan hinner fyllas. Källa: Muntra.

Vad kostar ett uteblivet besök i tandvården?

I genomsnitt cirka 1 000 kr i intäktsbortfall per missad eller avbokad tid – värdet av den förlorade behandlartiden. Källa: Muntra.

Hur mycket förlorar en behandlare per år på no-shows?

Vid ungefär tre uteblivna besök i veckan landar förlusten på cirka 196 000 kr per år och behandlare – 57 900 kr i fasta kostnader plus 138 000 kr i utebliven intäkt. Källa: Muntra.

Hur vanligt är det att patienter uteblir?

Generellt uteblir 5–10 % av besöken. Bland unga vuxna (20–23 år) stiger andelen till upp till 37 %. Enbart Folktandvården Stockholm har omkring 70 000 avbokade besök per år. Källa: Muntra, SVT.

Täcker uteblivandeavgiften klinikens förlust?

Nej. Avgifterna ligger på exempelvis 400 kr i Skåne och 530–720 kr i Uppsala och Sörmland, medan förlusten är omkring 1 000 kr per besök. Avgiften dämpar beteendet men kompenserar inte produktionsbortfallet. Källa: 1177, Folktandvården Skåne.

Räcker det med påminnelser för att lösa problemet?

Påminnelser sänker uteblivandet – en stor studie visar 22,95 % färre no-shows med automatiska påminnelser – men de fyller aldrig en lucka som redan uppstått. Steget efter en avbokning, att återboka tiden, kräver något annat. Källa: Dental Tribune.

Hur fyller man en tom lucka efter en sen avbokning?

Genom att snabbt erbjuda tiden till nästa lämpliga patient på väntelistan. Manuellt hinns det sällan med; därför kan en svensk AI-röst ringa upp och boka om tiden automatiskt – direkt i Muntra. Läs mer i Fyll tomma luckor automatiskt.

Hur snabbt kan CuraFlow vara igång?

Live på några dagar. Onboardingen tar runt 15 minuter att fylla i, och vi kan sköta uppkopplingen mot Muntra åt er. Boka demo så går vi igenom det.