Fyll avbokade tider automatiskt: så fungerar det

När en patient avbokar uppstår en lucka — och om ingen fyller den blir den ren förlust. Att fylla avbokade tider automatiskt betyder att den luckan tas om hand utan att någon i receptionen behöver lyfta luren: systemet upptäcker återbudet, väljer rätt patient ur väntelistan, ringer upp och bokar om tiden.

Den här artikeln går igenom flödet konkret, steg för steg — från att en tid faller bort i Muntra till att stolen är fylld igen — och visar var du själv styr.

Problemet: en avbokad tid är en tom stol

En avbokad tid kostar lika mycket som ett uteblivet besök om den inte fylls — i snitt ett intäktsbortfall på ungefär 1 000 kr per missad eller avbokad tid, enligt Muntras uppskattning. Över ett år kan sena återbud och uteblivna besök summera till upp till runt 196 000 kr per behandlare vid omkring tre uteblivna tider i veckan (källa: Muntra).

Det självklara svaret är att ringa väntelistan. Men i praktiken hinner receptionen sällan — och telefonen står still precis när den borde ringa. Tiden hinner bli värdelös innan någon når patienten som hade velat ha den. Det är glappet mellan "tid blev ledig" och "någon ringer upp" som automatiken stänger.

Flödet steg för steg

Så här fyller CuraFlow en avbokad tid automatiskt. Allt sker ovanpå det Muntra du redan kör.

1. Muntra-scan: luckan upptäcks

Ett schemalagt jobb läser klinikens Muntra-kalender var tionde minut och hittar avbokade tider och tomma luckor. Det finns inget manuellt steg — du behöver inte rapportera in återbudet. Luckan upptäcks automatiskt i nära realtid, medan tiden fortfarande är värd att fylla.

2. Matchning: rätt patient väljs

För varje lucka matchas en lämplig patient ur din väntelista och recall. Matchningen följer dina regler: samma klinik, helst samma behandlare, en befintlig tid längre fram som kan tidigareläggas, inom det tidsfönster du satt — och aldrig en patient som ligger på din blocklista eller nyss blivit uppringd.

3. AI-samtalet: patienten erbjuds tiden

En svensk AI-röst ringer upp patienten och erbjuder den lediga tiden, för klinikens räkning. Rösten presenterar sig som en automatisk assistent från kliniken. Inget sms patienten måste se och agera på, ingen länk att logga in på — ett vanligt, omtänksamt samtal om en tid som kan passa bättre. Rösten avlastar receptionen; den ersätter ingen och gör samtalet ni ändå borde hinna med.

4. Ombokningen: tiden bokas om i Muntra

Säger patienten ja bokas tiden om direkt i Muntra — inget manuellt efterarbete, ingen dubbelregistrering. Säger patienten nej noteras det och CuraFlow går vidare till nästa lämpliga patient i kön. Du ser bara att luckan är fylld igen, i samma kalender du alltid använt.

Du sätter reglerna

Automatiskt betyder inte okontrollerat. CuraFlow ringer aldrig utanför ramarna du bestämmer, och reglerna sätts en gång vid uppstart och kan justeras när som helst. Du styr:

• Arbetstider — när på dygnet samtal får gå ut (standard 08–17, tidszon Europe/Stockholm).
• Veckodagar — vilka dagar systemet är aktivt (standard mån–fre).
• Blocklista — patienter som aldrig ska ringas upp.
• Behandlingstyper — vilka typer av tider som får fyllas via CuraFlow.
• Tidsfönster — hur långt fram en patient får flyttas, så att ni bara erbjuder tider som passar er planering.

Inom de ramarna arbetar CuraFlow på egen hand. Vill du pausa slutar systemet ringa ut — du har kontrollen hela vägen.

Tryggt med patientdata

Att fylla tider automatiskt innebär att hantera patientuppgifter, och det gör vi under patientdatalagen och GDPR. Säkerhet är inte en extrafunktion hos CuraFlow — det är förutsättningen för att produkten ska få finnas.

• Personnummer lämnar aldrig systemet. Det som behövs för ett samtal är förnamn, telefonnummer och tid. Personnummer stannar i CuraFlow och Muntra och skickas aldrig vidare till röst-AI:n.
• EU-data. All data lagras inom EU och är krypterad i transit och vila. Röst-infrastrukturen kan ha underbiträde utanför EU med skyddsåtgärder — Vapi är en US-leverantör.
• Hemligheter i Vault. Er Muntra-token lagras krypterat — aldrig i klartext.
• Du är personuppgiftsansvarig, vi är biträde. Det finns personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), och åtgärder loggas i en revisionslogg.

Läs mer om säkerhet och GDPR →

Automatiskt — men inte som ett sms eller en marknadsplats

Det finns andra sätt att försöka fylla en avbokad tid automatiskt. Skillnaden ligger i vem som måste agera:

• Sms-utskick lägger ansvaret på patienten — de måste se meddelandet, förstå det och svara i tid. Tiden kan hinna bli värdelös under tiden.
• Marknadsplatser lägger ut tiden i en anonym pool och hoppas att en främling hittar den, i stället för att ringa din egen väntelista.
• CuraFlow ringer upp nästa lämpliga patient ur din väntelista och bokar om tiden direkt i Muntra när de tackar ja.

Det är kärnskillnaden: alla andra svarar i telefonen eller skickar ett sms — CuraFlow ringer upp och fyller stolen. Patienten är redan din, återbokningen blir klar på riktigt, och allt lever kvar i Muntra. Mer om kopplingen finns på sidan om Muntra-integrationen.

Vanliga frågor

Hur snabbt fylls en avbokad tid?

Kalendern läses var tionde minut, så en lucka upptäcks i nära realtid. Matchning och samtal startar i praktiken inom minuter — medan tiden fortfarande är värd att fylla.

Kan CuraFlow boka fel patient på fel tid?

CuraFlow matchar bara inom dina regler — samma klinik, rätt behandlare, rätt behandlingstyp och tidsfönster, aldrig någon på blocklistan. En tid bokas om i Muntra först när patienten uttryckligen tackat ja, och åtgärder loggas.

Vad händer om patienten säger nej?

Det noteras och CuraFlow går vidare till nästa lämpliga patient i kön. Ingen rings upp i onödan.

Måste personalen göra något?

Nej. Flödet är automatiskt och osynligt i den dagliga driften. Personalen jobbar kvar i samma Muntra — ni ser bara att luckorna fylls.

Hur snabbt är vi igång?

Live på några dagar. Onboardingen tar omkring 15 minuter att fylla i, och vi kan sköta Muntra-uppkopplingen åt er. Kliniken skapas pausad och ni aktiverar efter granskning.

Lämnar personnummer någonsin systemet?

Nej. Endast förnamn, telefonnummer och tid används för ett samtal. Personnummer stannar i CuraFlow och Muntra.

Vill du se det fylla en avbokad tid mot just din Muntra? Boka en demo så visar vi hur CuraFlow läser kalendern, matchar rätt patient och ringer upp — inom dina regler.

Vidare läsning: Se hela flödet i Så fungerar det · Muntra-integration för automatisk återbokning · Fler artiklar i bloggen.